План внедрения проекта 1С и внедрение системы управления проектами.

Плохая производительность в компании?! Сотрудники работают, а всё равно не успевают?! 

Обычно, причина - отсутствие точного учета. Плохой учет уничтожает результаты даже самой хорошей подготовки сотрудников. Вы это и сами знаете, но до сих пор не решались что-то менять.

Решение в наших программных продуктах. Они внедряются быстро и стоят недорого! Заточенные на точный учет, они ведут организацию к прозрачности!

Вы приняли решение, что пора начать автоматизировать учет в компании, но не знаете с чего начать. «Какую программу выбрать для учета? Что лучше подойдет для моей компании? Сколько сотрудников и кто будет работать в этой программе? А что вообще нужно, чтобы создать автоматизированную систему учета? И сколько в итоге это будет стоить? Какие преимущества и выгоды я получу от внедрения автоматизированной системы?»

Предпроектное обследование даст Вам ответы на эти и другие вопросы. Качественно проведенное предпроектного обследования позволяет избежать множества ошибок на этапе внедрения и существенно сэкономить ресурсы компании Заказчика. Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя, допустить, чтобы все компании после автоматизации стали на одно лицо.

На этапе предпроектного обследования разрабатывается экономическое обоснование проекта, проводится оценка целесообразности, определяются наилучшие пути реализации, определяются сроки и бюджет проекта автоматизации.

В итоге Вы получаете план внедрения проекта, в котором четко формализованы Ваши потребности и возможности решения Ваших задач, и указаны:

• Перечень и описание основных бизнес - процессов организации, графическая карта бизнес-процессов.

• Рекомендации по выбору программных продуктов, которые могут быть взяты за основу при создании автоматизированной системы учета на предприятии;

• Перечень работ, которые необходимо выполнить для создания системы.

• Рекомендации к компьютерному оборудованию и системному программному обеспечению, которое необходимо для работы автоматизированной системы (спецификации серверов, рабочих станций, торгового оборудования и др.);

• Бюджет и предполагаемые сроки выполнения проектных работ по созданию автоматизированной системы;

Целью работ предварительного обследования является предоставление Вам, как руководителю, полной информации, которая необходима для принятия взвешенного и обоснованного решения по созданию автоматизированной системы у себя на предприятии.

Продолжительность данного этапа составляет от 1 до 10 дней в зависимости от сложности проекта.

Следующий шаг на пути к автоматизации учета — выбрать программное обеспечение, которое будете использовать.

Все типовые программные продукты фирмы 1С можно условно разделить на две группы:

- Бухгалтерские программы: «1С Бухгалтерия 8», «1С Зарплата и управление персоналом 8», предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета, расчета заработной платы и ведения кадрового учета.

- Управленческие программы: «1С Предприятие 8 Управление торговлей», «1С Управление небольшой фирмой 8», «1С Комплексная автоматизация 8», «1С Предприятие 8 Управление производственным предприятием», предназначенные для автоматизации процесса управления материальными ценностями, денежными средствами Вашего предприятия: управление процессом продаж, закупками, складскими запасами, финансами предприятия и др.

Также при выборе программ следует учесть, что программы «1С Комплексная автоматизация 8», «1С Предприятие 8 Управление производственным предприятием», позволяют в рамках единой информационной базы вести одновременно, бухгалтерский, налоговый, кадровый и управленческий учет.

Вы торговая компания - тогда смело рассматривайте в качестве программ автоматизации одну из следующих программ «1С Предприятие 8 Управление торговлей», «1С Комплексная автоматизация 8».

Для производственных компаний наиболее интересными будут программы «1С Управление небольшой фирмой 8», «1С Комплексная автоматизация 8», «1С Предприятие 8 Управление производственным предприятием».
Для автоматизации предприятия на несколько рабочих мест, приобретаем основную поставку программного продукта и Дополнительные клиентские лицензии на количество рабочих мест.

В дальнейшем, по мере увеличения числа рабочих мест, всегда можно докупить дополнительные клиентские лицензии. В стоимость программы входят работы по установке программы на сервер и рабочие компьютеры пользователя и информационно-технологическое сопровождение (обновление программы) в течение 6 месяцев.
Для работы программ в сервером варианте необходимо приобретение дополнительно программы «1С Предприятие 8 Лицензия на сервер». Приобретение данной программы становится актуальной при большом документообороте, например, если Вы в день оформляете более 20-30 отгрузочных документов в день (600-900 отгрузочных документов в месяц).

По истечении этого срока информационно-технологическое сопровождение (ИТС) осуществляется на платной основе. Более подробно о стоимости ИТС по ссылке.

Если Вы уже используете программы 1С версии 7.7, Вы можете приобрести программы версии «1С Предприятие 8» на условиях апгрейда, по льготной цене.Скидка достигает 50 % в зависимости от программы 1С, которую Вы уже используете. Единственным условием является наличие и сдача регистрационной карточки на предыдущие версии программы 1С версии 7.7. 

Итак, Вы приобрели программу, но возникает вполне ожидаемый вопрос: Что же дальше?

Для того чтобы наиболее эффективно использовать функционал программы и построить эффективную автоматизированную систему, необходимо провести ряд подготовительных работ по настройке программы под требования Вашей компании:

Настройка программы, включает в себя следующие работы:
а) установка программы на сервер и рабочие компьютеры пользователей,
б) настройка пользователей в системе.
в) настройка типовых интерфейсов и прав доступа для каждого пользователя,
г) настройка автосохранения базы на сервере,
д) настройка учетной политики в программе,
е) настройка заполнения форм по умолчанию для каждого пользователя,
ж) загрузка основных справочников и классификаторов: банки, адресный классификатор, классификаторов единиц измерения и т.д.
 

До внедрения автоматизированной системы учета в компании Вы наверняка использовали какие-то программы для ведения учета, где хранится информация о Ваших контрагентах – поставщиках и покупателях, список номенклатуры - закупаемых и продаваемых товарах.

Это могут быть таблицы excel, предыдущие версии программы 1С, различные базы данных Ispro, Acces, а также любые другие программы, которые позволяют получить данные в одном из форматов: dbf, хls, xml.
Для того чтобы сократить переходный период и время на начальный ввод документов, есть возможность с помощью программистов перенести требующуюся Вам информацию автоматически. Это сэкономит время в десятки раз.

Наиболее востребованными являются данные о контрагентах компании, номенклатуре товаров, об остатках взаиморасчетов с контрагентами и остатках номенклатуры на складах. Для производственных предприятий дополнительно – сведения о спецификациях изделия.
 

Итак, программа учета настроена, в ней есть начальные данные и она готова к работе. Но, как и все новое, она требует определенных навыков работы с ней и первоначального обучения сотрудников компании.
Для того, чтобы сократить время и затраты компании на обучение сотрудников, и в тоже время дать сотрудникам первоначальные навыки работы в программе, всех сотрудников условно распределяем по группам, в зависимости от тех должностных обязанностей, которые они будут выполнять в рамках автоматизированной системы – группа отдела продаж, группа отдела снабжения, руководство, бухгалтерия, складские работники, производственные цеха, планово-экономический отделы и т.д.

Далее, обучаем сотрудников – демонстрируем им возможности программы, обучаем вводу первичных данных, документов, использованию отчетов предоставляемой системой, в зависимости от того круга обязанностей, которые возлагаются на сотрудников.

Но человеку свойственно забывать, поэтому следующий этап – составление инструкций для каждой группы пользователей. Пример инструкции по ссылке .
 

Программа настроена и внесены первоначальные актуальные данные, сотрудники обучены и вооружены инструкциями. Можно приступать к работе в программе.

Однако неуверенность и ошибки персонала в период эксплуатации могут привести к потерям, связанным с остановками в работе сотрудников Вашего предприятия.

Чтобы исключить эту ситуацию специалисты по внедрению проконтролируют процесс перехода на новую систему. Это достигается ежедневным присутствием опытных специалистов непосредственно на рабочих местах, консультированием в процессе работы сотрудников, исправлением возникающих ошибок.

Одним из важных моментов при вводе в промышленную эксплуатацию - это закрытие отчетного периода, а для производственных компаний, в том числе, и правильный расчет себестоимости выпущенной продукции. На данном этапе специалистами нашей компании будет оказана помощь в решении возникающих вопросов в данных ситуациях.
 

Одна из важных составляющих для успеха проекта внедрения - управление и контроль за ходом выполняемых работ.

Для этих целей выделяется сотрудник – менеджер проекта, имеющий богатый опыт внедрения и соответствующие профессиональные навыки, который: несет ответственность за качество выполняемых программистами-консультантами работ, согласует с Заказчиком технические задания, план-график и сроки выполняемых работ, сдачу работ Заказчику, взаимодействует с руководством и ответственным лицом со стороны Заказчика, и др.

Стоимость и сроки типовых проектов внедрений смотрите по ссылке.