Автоматизация учета - на сколько это экономически обосновано?

В настоящее время конкуренция во всех отраслях увеличивается, компании вводят новые сервисы и вручную отслеживать и контролировать все эти процессы становится физически невозможно или нерентабельно.

Автоматизация нужна для ускорения работы и уменьшения рутинных операций.

Например, у вас есть интернет-магазин, на который приходят заказы покупателей. Если в интернет-магазине нет блока по оплатам и печати всех документов, то придется использовать внешние программы для этих целей.
Если использовать Excel, то поначалу Вам будет казаться, что другие программы не нужны. Но по прошествии времени Вы захотите подбить итоги по месяцам, узнать кто кому сколько должен, сколько есть товаров на складе, какая прибыль организации, сколько активов и пассивов у организации.
Да, это можно сделать вручную. Но сколько стоит время такого человека и будет ли оно в сезон?

Альтернативный вариант - купить и установить программу 1с (какую именно лучше уточнить у нашего менеджера, пригласите его для обсуждения Ваших задач), научиться ею пользоваться и правильно вносить данные. Все нужные отчеты программа сформирует сама.

Что делать если в программе нет такого отчета и вообще программа для этого не приспособлена? В этом случае можно изменить структуру программы для хранения нужных данных и написать отчеты для контроля.

На сколько это экономически обосновано?

Давайте, посчитаем. У Вас есть 5 менеджеров, которые получают условно по 20 000 руб. И на какие-то действия они тратят по  10 минут, 10 раз в день. Итого 500 минут в день. Мы видим, что некоторую часть их работы можно автоматизировать. Например, вести в программе оплаты, и им не придется каждый раз звонить расплодившимся бухгалтерам, чтобы узнать оплатили клиенты счет или нет. Или вести склад, чтобы не звонить каждый раз на склад, сначала чтобы узнать сколько реально есть на складе, и потом сколько реально грузить когда приедет клиент.
И вот мы эти действия сокращаем до 2 минут, 10 раз в день. Получается, что мы экономим в месяц 8000 минут в месяц ~ 130 часов менеджера. С учетом того, что менеджеру нужно много помнить и иногда он просто пытается собраться с мыслями, получится еще больше. При таком объёме работы получится экономия примерно в 20 000 рублей в месяц. В год получится 240 000 рублей экономии и меньше людей, которых нужно мотивировать и т.д. и т.п. Мы получили увеличение производительности на 25%.

Задачи, которые можно решить для увеличения производительности: печать договоров из программы, отправка коммерческих предложений на почту, напоминание на эл. почту о долгах компании, отправка  СМС и прочее. Задачи, которые мы решали в других компаниях.

Если в случае данного примера стоимость разработки будет меньше 100 000 - это окупится дважды за год.

С учетом того, что когда начинают автоматизировать программы некоторые теряют голову и по несколько раз переделывают одно и то же, такой расчет не всегда уместен. Поскольку накопительно мы можем потратить на несколько лет окупаемости, а потом и вовсе переделаем или откажемся от сделанного функционала.

Рекомендуем взвешивать затраты на автоматизацию и отдачу от нее. Если за год окупается - необходимо делать, если срок окупаемости больше - лучше скорректировать задачу, чтобы 80% полезности осталось, но при этом существенно сократить стоимость автоматизации.

В настоящее время прогрессивные компании делегируют большую часть работы программам 1с и занимаются бизнесом, а не "бумажками". Если Вы сомневаетесь в необходимости автоматизации у себя в компании, пригласите нашего менеджера и он поможет понять где можно улучшить производительность. Также он может рассказать как мы решали подобные задачи у других клиентов.